¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de transferir datos entre empresas?

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La transferencia de datos entre empresas en España es un proceso que debe cumplir con una serie de normativas y consideraciones legales, especialmente bajo el marco del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Estas regulaciones están diseñadas para proteger los derechos de los individuos en cuanto a la privacidad de sus datos personales y para asegurar que cualquier transferencia de información entre empresas se realice de manera segura, ética y legal.

Uno de los aspectos clave para tener en cuenta es la legitimidad de la transferencia de datos. Antes de compartir información personal entre empresas, es fundamental asegurarse de que existe una base legal para hacerlo. Las bases legales pueden incluir el consentimiento explícito de la persona cuyos datos se van a transferir, la necesidad de la transferencia para la ejecución de un contrato, el cumplimiento de una obligación legal, o un interés legítimo siempre y cuando no prevalezcan los derechos y libertades de los individuos.

El consentimiento debe ser explícito, informado y verificable. No basta con un consentimiento tácito o implícito; la empresa que transfiere los datos debe poder demostrar que la persona ha sido informada sobre el uso de sus datos y que ha dado su aprobación de manera clara. Esto implica, entre otras cosas, informar sobre qué datos se van a transferir, a quién se van a transferir, con qué propósito y por cuánto tiempo serán retenidos.

Otro aspecto importante es la implementación de medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos durante la transferencia. Esto incluye utilizar métodos de cifrado, controles de acceso y otras medidas técnicas para garantizar que los datos no sean accesibles a terceros no autorizados durante el proceso. La seguridad de los datos es esencial, ya que cualquier brecha de seguridad podría tener graves consecuencias legales, financieras y de reputación para las empresas implicadas. Además, es obligatorio notificar cualquier violación de seguridad a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y, en su caso, a las personas afectadas, dentro de las 72 horas siguientes al incidente.

La responsabilidad de las empresas en la transferencia de datos no termina con la implementación de medidas de seguridad. Es fundamental contar con acuerdos de procesamiento de datos entre las partes implicadas, conocidos como contratos de encargado del tratamiento. Estos contratos deben especificar las obligaciones y responsabilidades de cada parte en cuanto al tratamiento de los datos, incluyendo cómo se almacenarán, quién tendrá acceso a ellos, y qué medidas se tomarán para protegerlos. Estos acuerdos son particularmente importantes cuando se subcontrata a un tercero para el tratamiento de los datos.

Además, es crucial respetar los principios de minimización de datos y limitación de la finalidad. Esto significa que solo deben transferirse los datos necesarios para el propósito específico acordado, y no más allá de lo necesario. Por ejemplo, tal y como nos explican desde tfs Abogados & Asesores, si se transfieren datos para la prestación de un servicio concreto, esos datos no deberían utilizarse para ningún otro propósito sin el consentimiento adecuado o una base legal adicional.

Otro aspecto relevante es la transferencia de datos a terceros países fuera de la Unión Europea, lo cual está sujeto a requisitos adicionales. En estos casos, las empresas deben asegurarse de que el país de destino ofrezca un nivel adecuado de protección de datos según los estándares de la UE, o bien implementar cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, o recurrir a otros mecanismos de transferencia reconocidos, como normas corporativas vinculantes.

Finalmente, es importante que las empresas mantengan un registro detallado de todas las transferencias de datos realizadas, documentando la base legal, las medidas de seguridad aplicadas, y los acuerdos firmados. Este registro no solo ayuda a cumplir con las normativas vigentes, sino que también es una prueba de cumplimiento en caso de auditorías o inspecciones por parte de las autoridades de protección de datos.

¿Cuáles son las multas por violar la ley de protección de datos?

En España, las multas por violar la ley de protección de datos pueden ser muy elevadas y dependen de la gravedad de la infracción, el tipo de datos comprometidos y otros factores relacionados con el incumplimiento del RGPD y la LOPDGDD. Estas sanciones se dividen en dos categorías principales, basadas en el RGPD:

  • Multas de hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio anual global. Estas multas se aplican a infracciones menos graves, aunque igualmente significativas, que pueden incluir:
    • No tener en orden la documentación necesaria para el tratamiento de datos.
    • No implementar las medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad de los datos personales.
    • No comunicar adecuadamente las brechas de seguridad a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y, si es necesario, a los afectados dentro del plazo estipulado de 72 horas.
    • No realizar las evaluaciones de impacto sobre la protección de datos cuando son necesarias, especialmente en casos de tratamientos de datos que impliquen un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.
  • Multas de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual global. Estas sanciones corresponden a infracciones más graves y afectan a aspectos fundamentales del RGPD. Entre estas infracciones se encuentran:
    • La violación de los principios básicos del tratamiento de datos, como la falta de consentimiento válido, el tratamiento excesivo de datos o la falta de transparencia.
    • El incumplimiento de los derechos de los interesados, como los derechos de acceso, rectificación, supresión (derecho al olvido), portabilidad, y oposición.
    • La transferencia de datos a terceros países sin las garantías adecuadas, como cláusulas contractuales estándar o normas corporativas vinculantes aprobadas.
    • No cumplir con las órdenes emitidas por la autoridad de control, como la AEPD, especialmente cuando se ha requerido cesar en un tratamiento de datos que vulnera la ley.
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