La importancia de la destrucción documental para empresas

La importancia de la destrucción documental para empresas

Puede que nunca hayas oído hablar de la destrucción documental, pero es un proceso esencial para cualquier empresa. Y es que hoy en día las compañías manejan grandes volúmenes de información confidencial, tanto de forma física como en digital. Una información confidencial muy variada que puede ser de sus clientes con como pedidos, direcciones o cuentas bancarias, pero también de sus proveedores o empleados. Y es por ello que todos los documentos se deben destruir de manera segura y profesional para evitar problemas.

Debido a la importancia de la destrucción documental en empresas en este artículo vamos a conocer mejor cómo debe ser el proceso para garantizar la seguridad y evitar problemas o incluso multas.

  • Cómo se realiza la destrucción de documentos

Hace unos cuantos años las empresas utilizaban trituradoras de papel comerciales para destruir documentos. Pero hoy en día ya no vale con disponer de este tipo de máquinas, ya que no solo hay que destruir papeles, también otros elementos como discos duros. Además, a pesar de que con esas máquinas los documentos se destruyan siempre hay una posibilidad de recomponerse. Es por ello recomendable contratar a una empresa especializada en destrucción de documentos que cuenta con unos procesos totalmente seguros.

“En nuestro caso realizamos el proceso según normativa DIN 66399 nivel P4 y UNE-EN 15713 nivel 6, lo que garantiza la total confidencialidad de los documentos y la imposibilidad de reconstruir los originales. Y en todo momento se garantiza la cadena de custodia, desde la recogida hasta la propia destrucción. El proceso comienza con la recogida de los documentos, que se realiza con vehículos propios y envases cerrados. Después llevamos estos documentos a nuestros almacenes donde se destruyen los documentos de manera 100% confidencial y según norma DIN 66399 nivel P4. Una vez que ya se ha realizado el proceso de destrucción se emite un certificado y un listado de expurgos realizados”, explican desde Gitdoc, empresa de transformación digital para empresas en Madrid que entre sus servicios se encuentra la destrucción certificada y confidencial de documentos.

Desde esta compañía hay mencionado varios niveles de seguridad como el DIN 66399. Por si os suena a chino hay que indicar que esta normativa establece diferentes niveles de seguridad en función del grado de confidencialidad e irrecuperabilidad de los documentos. Principalmente estos grados de confidencialidad tienen en cuenta el tamaño de las tiras o de las partículas en las que se destruyen los documentos. Así, se establecen diferentes niveles en función de los documentos. La protección más débil se requiere para documentos de poca relevancia y lo ideal serían los niveles P2 y P3. Mientras que los niveles P4 y P5 son recomendables para documentos con información de terceros. Y los datos más sensibles se recomienda los niveles de protección más altos, siendo el P6 y P7, que en este caso los documentos se destruyen en micropartículas. No obstante, estos últimos niveles tan sólo suelen ser requeridos por entidades que manejan información gubernamental o de alto secreto como el Ejército o los servicios de inteligencia.

  • Otros elementos que hay que destruir

Como ya hemos indicado con anterioridad no solo hay que destruir documentos en papel. Cada vez más se apuesta por el entorno digital y todos los elementos con información confidencial se deben destruir de manera correcta. Así que vamos a descubrir otros elementos más allá del papel que hay que destruir para garantizar la seguridad.

  • Soportes ópticos: son medios de almacenamiento de información. Dentro de este grupo entran los CDs, DVDs o el Blu-Ray. Este tipo de elemento suele ser más fácil de destruir e incluso muchas máquinas comerciales están preparadas para ello.
  • Tarjetas o memorias digitales: otros elementos en los que se suele almacenar información son los pendrives o las tarjetas de memoria SD.
  • Discos duros: por supuesto los discos duros, tanto internos como externos, son un elemento en el que se almacenan documentos.

Pues bien, todo este tipo de elementos se deben destruir también al igual que el papel para destruir de manera confidencial la información. En muchos casos es necesario disponer de una máquina especial. Por ejemplo, en el caso de discos duros existen máquinas diseñadas para destruir estos elementos. Suelen ser bastante caras por lo que si no se quiere tener diferentes máquinas la mejor opción es confiar en una empresa especializada en la destrucción que además de garantizar la destrucción aporta tranquilidad al emitir certificados y hacer el proceso en base al conocimiento.