¿Cómo utilizar las nuevas tecnologías en la gestión de proyectos de tu empresa?

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La gestión de proyectos de una empresa es más que fundamental, ya que esta será el pila del éxito de los mismos, y  por lo tanto, del rendimiento y  el éxito de la empresa en general.

Para poder gestionarlos con efectividad, las empresas deben emplear herramientas de organización y administración, las cuales hoy en día están lideradas por las nuevas tecnologías y sus softwares y aplicaciones que nos facilitan todos los procesos de nuestra empresa.

Estas no solo nos permiten realizar todo el proceso de elaboración del proyecto de forma más fácil, práctica y rápida, sino que evita que se vuelva algo repetitivo y tedioso. Además, que existe una amplia variedad de tecnología y software para la gestión de proyectos entre la que podemos elegir para que nos apoyen en la planeación, soporte, gestión y control de los proyectos.

El problema es que hay muchas empresas que aún no le han dado cabida a la tecnología dentro de su funcionamiento, ya sea por desinformación o por escepticismo. Justo este articulo está pensado en ellas, para explicarle la utilidad de las nuevas tecnologías dentro de las tareas empresariales y cómo pueden irlas incluyendo poco a poco en su equipo de trabajo.

¿Qué tipo de tecnologías para la gestión de proyectos existe?

Como dijimos, existe variedad de tecnologías aplicadas a la gestión de proyectos de una empresa, ente los cuales podemos encontrar softwares que cubren funciones de:

  • Planeación y programación de proyectos
  • Administración de recursos
  • Administración del tiempo
  • Administración de gastos
  • Facturación de proyectos
  • Análisis de proyectos

Así, estas mismas se pueden clasificar en dos grandes grupos:

  • Aquellas que permiten disfrutar de nuevas funcionalidades para tu empresa. Están enfocadas en mejorar los proyectos de una empresa, ofreciendo nuevas herramientas para la eficiencia laboral, como:
    • Impresión 3D
    • Tecnología láser
    • Nuevos materiales como el grafeno…
    • Sistemas de comunicación 5G, que permite mejor conexión y mayor velocidad.
  • Aquellas que tratan de Mejorar el conocimiento a partir del Análisis de datos. Aquí incluimos a todas esas tecnologías que proponen mejoras basándose en el análisis de datos y hechos, no por suposiciones o preferencias del personal de la empresa encargado de contratar el servicio de gestión por medio de tecnologías. Asimismo, de por si nos brinda el beneficio de medir la realidad de nuestra empresa, arrojando datos veraces y muy útiles, por medio de:
    • Captación masiva de datos por medio de sensores que utilizan tecnología 5G y la aplicación de técnicas de Big Data para medir datos que antes se hacían imposible de medir.
    • Herramientas de aprendizaje automático (Machine Learning y Deep Learnig).
    • Herramientas de Business Intelligence (BI).

Beneficios de la aplicación de nuevas tecnologías en la gestión de proyectos empresariales

Como dijimos, una gestión de proyectos eficiente es clave en el éxito de los procesos de una empresa. Y a su vez, esto viene determinado por  un software de gestión de proyectos capaz de planear de forma eficiente la serie de tareas del proyecto.

Este será el que nos permita de forma más fácil y rápida la administración de nuestros recursos, los cuales incluyen al personal, la maquinaria, el equipo, etcétera, así como a representar de la mejor manera sus habilidades y capacidad. Además, nos permitirá ser más precisos con el uso de nuestro tiempo y la administración de los  gastos, así como su aprobación.

Y es que muchas tecnologías nos permiten administrar nuestros ingresos, controlar nuestra facturación y los presupuestos de nuestros proyectos basados en costos reales y accesibles según nuestro capital. Igualmente, permiten elaborar informes muy detallados sobre el rendimiento, la rentabilidad, los resultados e incluso, recomendaciones de mejora.

Así, Timenet, software para la gestión de proyectos y tiempos de trabajo nos comenta las ventajas más llamativas que nos brinda una tecnología para gestión de proyectos:

  • Facilidad y comodidad

Al automatizar los procesos de gestión de proyectos en el ámbito empresarial obtendremos las siguientes ventajas:

  • Las herramientas que utilizamos comparten el mismo medio de comunicación con el equipo, el cual puede ser por web, intranet, servidor Exchange, correo electrónico, etc.
  • La información puede ser transferida automáticamente.
  • Las aplicaciones podrán indicar a los responsables de las acciones

 

  • Accesibilidad

Estos softwares suelen tener un sistema base del que se desprenden toda la información. Los datos, las herramientas y funcionalidades a los distintos usuarios y servidores. Así, por ejemplo, esta tecnología permite que el administrador de proyectos acceda al componente de planeación y programación completo, mientras los otros miembros del equipo acceden sólo las partes relacionadas con sus tareas especificas.

  • Las herramientas correctas del proyecto listas

Como explicamos a comienzo del artículo, muchas empresas aún siguen utilizando herramientas tradicionales de gestión de proyectos y no cuentan con los beneficios de las nuevas tecnologías. Esto, algunas veces, porque es un importante trabajo incluir nuevas herramientas de trabajo en el equipo. Hay que adquirir equipos, instalarlos y aprender a manipularlos, enseñar su uso a los trabajadores, que estos se adapten a operar de forma muy diferente a como lo venían haciendo y supervisar de cerca el nuevo sistema para ir atajando problemas y haciendo modificaciones cada vez que sea necesario, hasta que se llegue a construir un proceso estable y que marche por si solo.

Lo bueno de estos softwares de los que hablamos en el artículo es que, muchos de ellos son softwares y aplicaciones que pueden instalarse sin problema alguno en cualquier dispositivo, desde el ordenador, hasta el móvil del empleado, son de fácil manejo por lo que al equipo les tomará solo unos minutos entenderlo y prometen ser muy sencillos de usar por lo cual la adaptación no va a ser tan trabajosa.

Lo único que hay que hacer es seleccionar el mejor según las necesidades y características de la empresa, y que la persona encargada de su implementación, destine tiempo a seccionar las funciones y herramientas dependiendo de cada departamento o grupo de trabajo y a adaptar todas las opciones que brinda el software a la realidad de cada proyecto.

  • Uso continuo de herramientas y datos

Gracias a sus muchas funcionalidades, las tecnologías permiten la medición y el  análisis de todos los procesos, por lo cual se pueden arrojar informes veraces y basados en hechos y que son de utilidad para evaluar la operatividad y buscar mejoras. Asimismo, estos informes pueden ser generados en cualquier momento del proceso, ya sea de forma diaria o semanal, o al final de cada proyecto.

Lo mejor, es que esta información está disponible para todos los miembros del equipo que necesiten trabajar con dichos datos, desde cualquier dispositivo.

Pensemos que poder acceder a datos como la documentación de usuarios y del sistema, la administración de configuraciones, gestión de problemas y solicitudes de cambio, es necesario para el mantenimiento del sistema; para lo cual, este nos permitirá:

  • Extracción y depuración de contenido
  • Obtención de licencias de software adecuadas, etc.
  1.  Ventaja sobre la competencia

Al poder tener un control sobre la realización de los proyectos de la empresa con todas las funcionalidades que antes mencionamos nos permite mejorar nuestro rendimiento y el producto o servicio que le ofrecemos a nuestros clientes. De esta forma, destacaremos por encima de la competencia por muestra excelencia e inmediatez.

La ventaja de contratar un software en vez de elaborarlo ya sea interna o externamente

Si es verdad que hay empresas muy reconocidas que destacan por ser los creadores, no solo de todos sus productos, sino también de todas sus herramientas de trabajo, en las que entran las tecnologías que utilizan día a día.

Esto lo hacen ya sea con un equipo interno que se encarga de diseñar softwares especiales para la realidad de la empresa, o de forma externa, contratando un equipo especialista en materia que haga el trabajo por ellos.

Sin embargo, este es un proyecto muy ambicioso que requiere de mucho dinero y tiempo, ya que no solo hay que esperar a que el producto esté terminado , sino que también habrá que emplear tiempo en implementarlo y hacer modificaciones necesarias para su correcto funcionamiento.

Si tu empresa no cuenta con tiempo y dinero para tal fin, lo mejor es contratar programas ya existentes. Además que, hoy en día, es muy común que vengan con la posibilidad de adaptarse a las necesidades de cualquier empresa sin mucho trabajo.

Por el contrario, el desarrollo de software interno presenta las siguientes limitantes:

  • Tienen mucha carga de requerimientos de distintas áreas, por lo que es muy difícil que igual se logre desarrollar un programa que llegue a cumplir con todo.
  • Ya que el equipo debe entender los requerimientos, aprender los procesos, diseñar la estructura y desarrollar el sistema; el tiempo que se invertirá en hacerlo, para luego ir realizando modificaciones hasta llegar a la versión final, es demasiado largo. De hecho, un desarrollo interno puede tomar hasta 2 años.
  • No solo habrá que invertir mucho en tiempo y dinero, si no que el desarrollo del software podría implicar la colaboración de diferentes miembros de la empresa en pro de investigar las diferentes funciones que deberá tener la nueva tecnología. En este sentido, el equipo deberá detener sus funciones para intervenir en la elaboración del programa, lo que ralentizará el rendimiento de la empresa durante la etapa de elaboración del software, sea cual sea el tiempo que esto tome.

 

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