¿Cómo mejorar la comunicación con tu equipo de trabajo?

¿Cómo mejorar la comunicación con tu equipo de trabajo?

Crear un buen equipo de trabajo es fundamental para lograr los más altos niveles de productividad y alcanzar objetivo. Por eso debemos cuidarle de los distintos peligros que pueden poner en riesgo el buen funcionamiento y el ambiente armonioso de dicho equipo, como los conflictos que puedan surgir entre sus integrantes, rivalidades y hasta disputas, por mencionar algunos.

Por supuesto, la causa de todos estos conflictos suelen ser las fallas en la comunicación. Estas son, en la mayoría de las ocasiones, las encargadas de afectar en gran manera el óptimo desempeño del equipo y de crear malos entendidos que generan inconvenientes a nivel interno y también de cara a los clientes.

Por tal motivo combatir aquellas causas que con frecuencia llevan a que se presenten los famosos malos entendidos en los equipos y mejorar la comunicación a todos los niveles, resulta fundamental para que haya una buena coordinación entre sus miembros y asimismo estos puedan lograr en conjunto un buen desempeño.

Nuestros amigos de Track People, aplicación para el registro de la jornada laboral que ofrece soluciones para la correcta gestión del trabajo en equipo, nos da algunos consejos para potenciar la comunicación en el área de trabajo.

Cómo saber si está fallando el equipo de trabajo

Si estás leyendo este artículo es porque te has dado cuenta de que algo no funciona en la dinámica de trabajo de tu empresa.

En este caso, lo primero es aprender a detectar la tuerca que está fallando en el engranaje de tu equipo, e impidiendo que funcione de la manera correcta, para poder atacar a tiempo el problema. Algunas de las situaciones que se podrían estar dando y que son un indicativo de que hay una “pieza que falla” son:

  • De forma habitual se escuchan frases de este tipo: “a mí nadie me avisó”, “nadie nos dijo nada” o “no nos enteramos”.
  • Hay materiales o productos que faltan de forma habitual o no están donde deberían.
  • Se forman nudos y retrasos sin motivo aparente.
  • Suele haber discusiones entre los compañeros.
  • Hay quejas sobre el grado de implicación que tienen unos y otros.

Es importante prestarle atención a este tipo de señales justo porque allí es donde reside la fuente del problema. Muchas veces, suele suceder que hay empresas que se desesperan analizando miles de datos y de estadísticas. Sin embargo, no ven que el problema está en que la motivación de todos los trabajadores está por los suelos, y la implicación y la efectividad están cayendo en picado.

Cómo mejorar la comunicación de tu equipo

Una vez hayas detectado que hay un problema de comunicación causando estragos en el desempeño de tu equipo, deberás tomar de inmediato algunas medidas para solucionarlo; entre ellas:

  1. Procura que los mensajes de tu equipo sean claros, directos y específicos

Para que la comunicación sea realmente efectiva, el mensaje que se transmita debe ser siempre claro y específico, de forma que no dé lugar a dudas, ni quede abierto a distintas interpretaciones.

Por ejemplo, un error muy común es suponer que los empleados deben saber lo que deben hacer y como hacerlo, puesto esto deja espacio a las malas interpretaciones. Lo mejor es dirigirnos a todos nuestros empleados como si no tuvieran idea de nada, de forma que no cometamos el error de que se obvien cosas que a lo mejor no sepan por más que a nuestro juicio pensemos que deberían, y cuyo conocimiento es fundamental para que lleven a cabo una determinada actividad de forma apropiada.

  1. Define claramente los roles dentro del equipo 

Es necesario que todos los miembros del equipo tengan una idea general de cómo funciona la organización en conjunto y cómo el desempeño de su área impacta en las otras y viceversa, además de, por supuesto, cuáles son sus responsabilidades y las de sus compañeros.

Esto porque cuando esta información se entiende con claridad, mejor definidos están los roles dentro del equipo y mayor será la probabilidad de que el engranaje funcione correctamente y menor será el riesgo de que haya confusión entre las personas.

  1. Desarrolla la capacidad de escucha 

Saber escuchar es una habilidad que tanto lideres como empleados deben aprender a poner en práctica en el lugar de trabajo.

Una buena forma de evaluar y desarrollar esta habilidad por parte del líder, es preguntar a cualquier miembro del equipo en una reunión que recuerde algo de lo que otro compañero dijo luego de haber hecho una intervención, o hacer que luego de dar algunas instrucciones a una persona, esta nuevamente dé razón de lo que se le dijo para cerciorarse de que entiende bien la tarea que debe realizar. De esta forma, combatiremos un mal muy común hoy en día que es la falta de atención.

  1. Haz un buen uso del correo 

Pese a que hoy existen herramientas específicamente diseñadas para trabajar en equipo, muchas veces las empresas pueden llegar a  sobrecargar el correo de sus empleados con miles de conversaciones a las que hacer seguimiento, complicando incluso conseguir una en especifico y más aún, contestarla.

Por esto, debemos intentar darle el uso correcto a esta herramienta, sin excedernos, y no dejar de usar otros canales, como por ejemplo esas cosas que son mejores tratarlas cara a cara. En estos casos hay que pensar que al no poder expresar un mensaje con toda la riqueza que sí nos lo permite el tener a la otra u otras personas al frente, el correo puede dejar abierto los mensajes a múltiples interpretaciones por parte de los receptores y asimismo ser tomados de múltiples formas. Entonces, a fin de evitar malos entendidos, cuando se trata de trabajar en equipo es mejor usar el correo solo para tratar asuntos de tipo informativo, como por ejemplo señalar aquellos puntos importantes que fueron tratados durante una reunión.

Asimismo se debe tener en cuenta que al igual que cualquier editor de texto, los servicios o clientes de correo cuentan con opciones de subrayado, viñetas y muchas otras que podemos usar para brindar una mayor legibilidad y hacer énfasis sobre ciertas cosas que queremos señalar y que son claves dentro del mensaje.

  1. Tómate el tiempo para dar o responder a un mensaje 

A nivel estratégico la comunicación juega un papel muy importante. Por eso no debemos tomarnos a la ligera cosas tan delicadas como contestar un correo a un cliente, sino que más bien debemos tomarnos el tiempo suficiente para dar una respuesta que genere una buena impresión.

Adicionalmente es necesario detenerse a pensar si hace falta copiar a alguien del equipo y asignarle alguna tarea, enviar algún archivo adjunto o incluir algún otro asunto que deba resolverse, de forma de que ese mensaje sea todo lo eficiente posible.

Igualmente sucede cuando queremos resolver un conflicto con un compañero, o dirigirnos a un grupo de personas para comunicar algo. En estos casos que debemos tener mucho tacto, es clave evitar precipitarnos y pensar muy bien en cómo podemos manejare el asunto de forma que logremos un efecto positivo y que de fondo el mensaje que enviemos sea interpretado en la forma que queremos.

  1. Permite que la gente se exprese con confianza

Bien sea que se trate de ideas, preguntas o sugerencias, la gente debe poder expresarse sin ningún temor y sentir que su opinión vale.

Para esto, se debe buscar remover las barreras físicas que existen entre los miembros del equipo y el líder, y más bien crear un ambiente de transparencia y colaboración que ayude a reforzar el sentimiento de confianza y al mismo tiempo, fomente la participación de las personas.

  1. Apóyate en la tecnología

Hoy en día existen una gran cantidad de herramientas diseñadas para mejorar el trabajo en equipo y la comunicación entre estos de los que debes valerte.

Estas te ayudarán a optimizar tiempo y a evitar distracciones, por ejemplo, por medio de la creación de videoconferencias o webinars que automáticamente quedan grabados para su posterior consulta, lo que a su vez te evita  tener que enviar correos resumiendo algunos de los puntos tratados, logrando mejorar la comunicación.

  1. Haz que tu equipo aprenda de los errores 

Aún y cuando se trabaje para mejorar la comunicación y evitar malos entendidos, estos igual pueden aparecer en cualquier momento y por distintas razones. En este caso, lo importante no es intentar no cometer errores, sino más bien aprender de ellos.

En este sentido, se le puede enseñar al equipo a documentar este tipo de incidencias y usar herramientas como las expuestas en este artículo para gestionar el problema de la forma correcta.

Finalmente, combatir aquellos motivos que a menudo causan malos entendidos y mejorar la comunicación en todos los niveles, son dos aspectos que deben cuidar y trabajar los equipos para reducir al mínimo los conflictos entre sus integrantes y lograr que estos puedan desarrollar todo su potencial. Por lo que debes estar siempre alerta del ambiente que reine en tu equipo de trabajo, detectando cualquier señal de problemas y dispuesto siempre a aplicar las medidas necesarias para solventar los malos entendidos.